Dokumentationsfalle: Selbständige müssen ihre Arbeitszimmerkosten zeitnah und gesondert aufzeichnen

Wer als Selbständiger die Kosten seines häuslichen Arbeitszimmers in seiner Einnahmenüberschussrechnung absetzt, sollte unbedingt ein neues Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) kennen, das die geltenden Aufzeichnungspflichten für die Raumkosten massiv verschärft. Der BFH urteilte nämlich, dass Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer fortlaufend, einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden müssen, um als Betriebsausgabe abzugsfähig zu sein.

Hierzu müssen sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und dessen Ausstattung in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden. Der BFH erklärte, dass nur so die sachlich zutreffende Zuordnung der Raumkosten und die einfache Prüfung ihrer Abziehbarkeit gewährleistet seien. Eine bloße Belegsammlung genügt den Bundesrichtern ausdrücklich nicht. Geklagt hatte ein Selbständiger, der die zugrunde liegenden Belege über das Jahr gesammelt und eine Aufstellung über sämtliche Gebäudekosten erst im Rahmen der Erstellung seiner Steuererklärung angefertigt hatte. Der BFH erkannte diese Form der Nachweisführung nicht an, da die Aufzeichnungen aus seiner Sicht nicht zeitnah erstellt worden waren.

Das neue BFH-Urteil sorgt in der steuerlichen Praxis für eine akute Dokumentationsfalle, da nachträgliche Kostenaufstellungen nicht mehr akzeptiert werden. Selbständige sollten daher sämtliche Kosten für ihr häusliches Arbeitszimmer ab sofort fortlaufend und zeitnah in einem eigenständigen Dokument oder einer separaten Buchungsspalte aufzeichnen. Das bloße Sammeln von Rechnungen in einem Ordner im Laufe des Jahres und eine Zusammenstellung im Nachgang (z.B. in einer Excel-Tabelle) reichen für den Abzug nun nicht mehr aus.

Hinweis: Wer als Selbständiger die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer absetzen will, benötigt also nicht nur Belege, sondern ein eigenständiges, laufend geführtes Dokumentationssystem. Für Arbeitnehmer mit häuslichem Arbeitszimmer gelten diese strengen Aufzeichnungspflichten jedoch nicht.